Dans un contexte où la mobilité internationale des employés est de plus en plus courante, que ce soit pour des raisons personnelles ou professionnelles, les ressources humaines (RH) des secteurs public, parapublic et privé doivent s’adapter pour garantir la sécurité et le bien-être de leurs équipes, peu importe leur destination. En réponse à ces enjeux, la mise en place d’un programme de soutien aux voyages global devient une solution innovante pour les employeurs.

Ce programme permet aux employés de bénéficier d’un accompagnement personnalisé et d’un suivi sécuritaire avant, pendant et après leurs voyages, qu’ils partent en vacances ou pour des missions professionnelles. Il est conçu pour répondre aux besoins des organisations publiques, parapubliques, et des grandes entreprises, tout en renforçant la marque employeur et en générant des économies à long terme.

Le contexte québécois : des déplacements multiples et des défis sécuritaires

Au Québec, les employés du secteur public et parapublic voyagent fréquemment, que ce soit pour des raisons professionnelles, des formations ou des missions à l’étranger. Par ailleurs, selon Tourisme Québec, environ 45 % des travailleurs québécois voyagent vers des destinations à l’étranger chaque année, y compris les destinations soleil pendant l’hiver.

Ce type de mobilité soulève des préoccupations concernant la sécurité des employés, les imprévus (problèmes de santé, retards, vols annulés) et les répercussions sur la planification RH. Un programme de soutien global aux voyages permet d’atténuer ces risques tout en optimisant la gestion des absences et en renforçant le lien de confiance entre employeurs et employés.

Objectifs du programme de soutien aux voyages global

Avec une mobilité croissante des employés, tant pour des raisons professionnelles que personnelles, les entreprises doivent garantir la sécurité et le bien-être de leurs équipes, tout en optimisant les coûts liés aux voyages. Le programme de soutien aux voyages global vise à offrir un cadre sécuritaire et économique pour les déplacements, tout en renforçant la marque employeur. Ce programme couvre plusieurs aspects essentiels, depuis la gestion des imprévus jusqu’à l’amélioration du bien-être des employés, en passant par des partenariats qui permettent de générer des économies. Voici un aperçu des principaux objectifs de ce programme et des bénéfices qu’il peut offrir aux employeurs.

En résumé, le programme vise à :

  • Assurer la sécurité des employés dans toutes les destinations, qu’il s’agisse de voyages personnels ou professionnels.
  • Gérer les imprévus (annulations, urgences médicales, etc.) grâce à des partenariats avec des agences spécialisées et des assureurs.
  • Proposer des économies en offrant des tarifs avantageux pour les voyages.
  • Améliorer la marque employeur en offrant une attention accrue à la sécurité et au bien-être des employés et de leur famille.

Les grandes lignes d’un programme type pour les employeurs

Voici une structure détaillée d’un programme type qui pourrait être mis en place dans les entreprises du secteur public et parapublic.

1. Accès à un club de voyage partenaire

Le programme permet aux employés d’accéder à un club de voyage offrant :

  • Conseil personnalisé : Un accompagnement sur la planification des voyages, adapté aux spécificités de chaque destination, incluant des recommandations pour les régions à risque.
  • Réductions exclusives : Les employés bénéficient de tarifs réduits sur les billets d’avion, hôtels, et forfaits tout inclus grâce à des négociations avec des agences spécialisées. Selon une étude de TravelWeek Canada (2023), ces programmes permettent de réaliser jusqu’à 15 % d’économies sur les voyages.
  • Suivi en temps réel : Grâce à des applications, les employés peuvent recevoir des alertes en temps réel concernant les risques spécifiques à leur destination, comme les alertes météorologiques, les tensions politiques ou les recommandations sanitaires.

2. Programme de sécurité-voyage

La sécurité des employés est au cœur du programme :

  • Assurances voyage étendues : Une couverture complète, y compris pour les membres de la famille, afin de couvrir les risques médicaux, les accidents et autres incidents à l’étranger.
  • Support en cas d’urgence : Une ligne d’assistance 24/7 est mise à disposition des employés pour gérer les urgences médicales, les problèmes de visa ou les retards majeurs.
  • Formation pré-voyage : Des sessions d’information sur les meilleures pratiques de sécurité et les comportements à adopter selon les régions visitées. Ces formations sont particulièrement importantes pour les destinations à haut risque.

3. Gestion RH des absences

Le programme permet d’intégrer la gestion des absences avec les outils RH existants :

  • Planification des absences anticipées : Les employés peuvent soumettre à l’avance leurs dates de voyage, permettant aux RH de mieux organiser les tâches et les remplacements temporaires.
  • Réduction des absences prolongées : Grâce à un suivi optimisé des employés en déplacement, les entreprises peuvent anticiper et éviter les absences non planifiées qui résultent d’incidents de voyage. Une étude de Deloitte (2022) a révélé que les entreprises qui offrent ce type de programme réduisent de 10 % les absences prolongées.

4. Soutien au bien-être des employés

En plus de la sécurité physique, le bien-être des employés est pris en compte :

  • Support psychologique : Des services de soutien psychologique sont disponibles pour les employés confrontés à des situations de stress ou d’urgence durant leurs voyages.
  • Programme de retour au travail : En cas de problème ou d’imprévu durant un voyage, un accompagnement spécifique est proposé pour aider l’employé à revenir en toute sérénité au travail.

Les bénéfices du programme de soutien aux voyages : sécurité, économies et expérience employé

Ce programme global représente une valeur ajoutée pour les entreprises et institutions qui cherchent à fidéliser leurs employés tout en garantissant leur bien-être. Voici quelques bénéfices observés :

  • Sécurité renforcée : 80 % des entreprises qui ont mis en place un programme similaire ont constaté une amélioration du sentiment de sécurité chez leurs employés (source : Manuvie, 2022).
  • Économies sur les frais de voyage: Les réductions négociées et la gestion proactive des absences permettent de réduire les coûts globaux de déplacement de 15 % à 20 %.
  • Renforcement de la marque employeur : Un programme qui prouve que l’employeur se soucie de la sécurité et du bien-être de ses employés, même en dehors du cadre professionnel, constitue un atout pour attirer et retenir des talents. Selon une enquête de Léger Marketing (2023), 62 % des Québécois privilégieraient un employeur offrant des programmes de sécurité complets.

Un ROI positif pour les employeurs

Outre les avantages directs pour les employés, un tel programme apporte un retour sur investissement (ROI) tangible pour les employeurs. En anticipant les absences, en garantissant la sécurité des voyages et en offrant une assistance dédiée, les entreprises et les institutions peuvent :

  • Réduire les pertes de productivité dues aux absences non planifiées.
  • Renforcer leur image auprès des employés, ce qui réduit la rotation du personnel.
  • Améliorer leur responsabilité sociale en offrant un environnement de travail où le bien-être des employés est prioritaire, peu importe leur lieu de déplacement.

Une nouvelle norme pour la marque employeur

En instaurant un programme de soutien global aux voyages, les entreprises du secteur public et parapublic peuvent non seulement garantir la sécurité de leurs employés, mais aussi créer une expérience employé enrichie. Ce programme répond aux besoins de protection, d’économies, et renforce la marque employeur en montrant une réelle attention portée au bien-être des employés, même au-delà de leur lieu de travail.

Dans un contexte où la sécurité et la gestion des déplacements deviennent des enjeux majeurs pour les employeurs, ce programme représente une réponse proactive aux défis modernes, tout en créant une relation de confiance et d’engagement entre les organisations et leurs employés.

Références

  • Tourisme Québec (2023). Étude sur la mobilité des employés québécois vers des destinations internationales.
  • Deloitte (2022). Étude sur la gestion des absences prolongées en entreprise.
  • Manuvie (2022). Rapport sur la sécurité des voyages d’affaires et les solutions de soutien.
  • Léger Marketing (2023). Enquête sur les attentes des Québécois vis-à-vis des programmes employeurs.
  • TravelWeek Canada (2023). Analyse des économies réalisées par les programmes de voyages pour entreprises.